Mi archivo pesa demasiado para subirlo: qué hacer

Empieza por el tipo de archivo, no por los megabytes que pesa. Una foto pesa por su número de píxeles, un PDF escaneado por las imágenes que lleva dentro y un informe largo por una sola imagen incrustada. La solución correcta es distinta en cada caso, y casi nunca es «comprimir más fuerte».

La vía rápida: las fotos van a Comprimir imagen con el ancho máximo fijado en 1920 px; los PDF van a Comprimir PDF con el nivel recomendado; y cuando un formulario exige una cifra exacta, como «menos de 200 KB», usa Ajustar el peso de una imagen en KB, que busca la calidad más alta que todavía cabe.

Empieza por la pregunta correcta

Tu archivo	Qué lo hace pesado	Prueba primero
Una foto del móvil o de la cámara	El número de píxeles	Redimensionar imagen a 1600–1920 px
Una foto que debe ajustarse a un límite exacto	—	Ajustar el peso de una imagen en KB
Una captura de pantalla guardada como PNG	El almacenamiento sin pérdida de cada píxel	Convertir a JPG con el Convertidor de imágenes (a PNG, JPG, WebP, BMP, ICO)
Un PDF escaneado	Las imágenes del escaneo que lleva dentro	Comprimir PDF, nivel recomendado
Un PDF exportado desde un documento	Fotos y logotipos incrustados	Comprimir las imágenes y volver a exportar
Un PDF muy largo	El número de páginas	Dividir PDF y enviarlo por partes

Los límites con los que de verdad te topas

Los formularios web suelen limitar las subidas a 2 MB o 5 MB, y los portales de la administración y de exámenes son a menudo más estrictos todavía. El correo es otro sistema, con sus propios techos: Gmail rechaza los adjuntos de más de 25 MB y ofrece en su lugar un enlace de Drive, Outlook.com limita actualmente un mensaje a 20 MB, y un servidor de correo de empresa es lo que haya configurado el administrador, con frecuencia menos.

Hay un detalle que sorprende. Los adjuntos se codifican en base64 para el transporte, lo que los hace aproximadamente un tercio más grandes en el mensaje que en el disco. Un archivo de 20 MB pasa a ser un mensaje de unos 27 MB, y por eso un «límite de 25 MB» puede rechazar un adjunto de 20 MB.

En las fotos, redimensiona antes de comprimir

Bajar la calidad JPEG es la palanca obvia y la más débil. Lo que cuesta bytes son los píxeles: una foto de 4000 × 3000 tiene 12 millones; a 1920 × 1440 tiene 2,8 millones, aproximadamente una cuarta parte, y sigue llenando de borde a borde cualquier pantalla de portátil. Redimensiona primero y baja la calidad después, solo si todavía hace falta.

En el otro sentido, bajar la calidad por debajo de 60 aproximadamente produce bloques visibles alrededor del texto y de los bordes. Eso es justo lo que vuelve ilegible el escaneo de un documento de identidad para quien lo revisa, y es la razón por la que un archivo puede pasar el control de tamaño y aun así ser rechazado por su contenido.

Una captura de pantalla en PNG es un caso especial: PNG guarda cada píxel exactamente, de modo que una captura a pantalla completa puede llegar fácilmente a varios megabytes. Convertirla a JPG suele quitar la mayor parte, a costa de un texto algo más borroso.

En los PDF escaneados, espera una gran mejora

Una página A4 en color escaneada a 600 DPI puede pesar varios megabytes ella sola. La compresión fuerte vuelve a dibujar cada página como imagen a 80–150 DPI, más que suficiente para leer en pantalla, y a menudo divide el tamaño entre cinco o diez.

La contrapartida es real y conviene decirla claramente: el texto pasa a formar parte de la imagen, de modo que ya no se puede seleccionar, buscar ni copiar, y no hay vuelta atrás. Para un contrato que tendrás que citar, conserva la opción sin pérdida o el original. Para un justificante de domicilio que alguien mirará una sola vez, la compresión fuerte es la decisión acertada.

Si el documento es simplemente largo, Dividir PDF lo corta en partes por intervalos de páginas sin recomprimir nada: se conservan la calidad y el texto seleccionable, y cada parte baja del límite por sí sola.

Cuando el formulario sigue diciendo que no

Revisa los demás requisitos antes de volver a comprimir. Los portales suelen imponer varios a la vez:

• un formato exacto (solo JPG, o solo PDF);
• unas dimensiones fijas en píxeles, por ejemplo 600 × 800 para una foto;
• un tamaño mínimo además del máximo: de 20 KB a 50 KB es un intervalo habitual;
• un número máximo de páginas;
• un nombre de archivo sin espacios ni caracteres acentuados.

Un archivo que cumple el límite de tamaño pero no las dimensiones se rechaza con el mismo mensaje poco útil. Y si lo que subes es una foto HEIC recién salida de un iPhone, el problema es el formato, no el tamaño: los navegadores no pueden decodificar HEIC, así que la mayoría de los portales la rechazan. Ajusta Ajustes → Cámara → Formatos en «Más compatible», o exporta antes una copia en JPEG.

Lo que no debes hacer

No cambies la extensión. Renombrar foto.png a foto.jpg no cambia nada dentro del archivo; un formulario bien hecho lee la cabecera del archivo y lo rechaza.

No comprimas el mismo archivo dos veces. Cada pasada JPEG recodifica lo que la anterior ya degradó. Dos pasadas con calidad 80 se ven peor que una con calidad 70 y rara vez pesan menos. Vuelve al original.

No lo metas en un ZIP. Los PDF, JPG y PNG ya están comprimidos, así que un ZIP no ahorra casi nada, y la mayoría de los formularios no aceptan un archivo comprimido.

No hagas una captura de un PDF para que pese menos. Pierdes la capa de texto y normalmente ganas tamaño.

Qué pueden hacer las aplicaciones integradas

• Fotos de Windows cambia el tamaño con «Cambiar el tamaño de la imagen» en el menú «Ver más», con dimensiones en píxeles y un control deslizante de calidad. No puede apuntar a un tamaño en KB.
• Vista Previa de macOS redimensiona con Herramientas → Ajustar tamaño y recodifica con Archivo → Exportar, donde el control de calidad muestra el tamaño resultante mientras lo arrastras. Su exportación de PDF también ofrece el filtro Quartz «Reduce File Size», que es agresivo y puede suavizar bastante el texto.
• Fotos del iPhone no puede redimensionar a unas dimensiones en píxeles. Mail ofrece Pequeño, Mediano, Grande o Tamaño real al adjuntar una foto, que es un cambio de tamaño disfrazado.
• Google Fotos en Android edita y recorta; cambiar el tamaño depende de la galería del fabricante, así que no es algo con lo que contar.

Preguntas frecuentes

¿A qué tamaño debo apuntar? Justo por debajo del límite indicado, no lo más pequeño posible. Comprimir de más es como un documento legible se vuelve ilegible.

¿Comprimir un PDF le quita la contraseña? No. Un PDF cifrado hay que descifrarlo antes de que cualquier herramienta pueda leer sus páginas.

¿1 KB son 1000 o 1024 bytes? Existen las dos convenciones. Windows cuenta 1 KB como 1024 bytes, macOS muestra 1 MB como 1.000.000 de bytes, y la mayoría de los formularios de subida usan 1024, la suposición más segura cuando el límite es justo.

¿Comprimir elimina los datos de ubicación de la foto? Sí, al recodificar se pierden los datos EXIF, incluidas las coordenadas GPS.

¿Se suben mis archivos a algún sitio? Con estas herramientas no. Se ejecutan en tu navegador, y por eso los documentos de identidad y los contratos se quedan en tu dispositivo.

Siguientes pasos

• Ajustar una foto a una cifra exacta: Ajustar el peso de una imagen en KB
• Entender las tres palancas del tamaño: Cómo reducir el peso de una imagen sin pérdida visible de calidad
• Trabajar sobre el propio PDF: Cómo reducir el tamaño de un PDF