Como deixar um PDF menor para e-mail e formulários

Comprimir um PDF é recodificar o que está dentro dele, e só há dois jeitos honestos. A otimização sem perdas reescreve o encanamento interno do arquivo — fluxos de objetos, recursos duplicados — sem tocar em uma letra ou num pixel. A compressão forte redesenha cada página como imagem JPEG em resolução menor e remonta o documento sobre essas imagens. O primeiro modo é seguro e dá pouco; o segundo dá muito e custa a camada de texto. Não importa como a ferramenta chame os controles: uma dessas duas coisas está acontecendo.

O caminho mais rápido: abra o Comprimir PDF, arraste o arquivo e escolha Forte (páginas → imagens) ou Sem perdas (mantém o texto). Ela mostra o tamanho antigo, o novo e a porcentagem economizada antes de baixar nada. Tudo roda no seu navegador, então um holerite ou a digitalização de um passaporte fica no seu aparelho. Se um modo não conseguir deixar o arquivo menor, ele avisa em vez de devolver um arquivo mais pesado.

As três formas de reduzir um PDF

Método	Serve bem para	Onde ficar atento
Uma ferramenta no navegador	Qualquer dispositivo, nada para instalar, os arquivos ficam com você	Digitalizações grandes dependem da memória do aparelho
Programas instalados (Acrobat Pro, Ghostscript, LibreOffice)	O mesmo trabalho toda semana, uma pasta inteira	A instalação, a versão paga do Acrobat, a linha de comando do Ghostscript
Recursos do próprio sistema	Um trabalho rápido em um Mac	Só o Pré-Visualização do macOS; Windows, iOS e Android não têm nada para isso

No macOS, o Pré-Visualização dá conta: Arquivo > Exportar…, abra o menu Filtro Quartz e escolha "Reduzir Tamanho do Arquivo" — um instrumento bruto, de ajustes fixos, mas gratuito e já instalado. No Windows não existe compressor nativo: o "Microsoft Print to PDF" reimprime o documento sem ajuste de qualidade e costuma devolver um arquivo de tamanho parecido. No iPhone, nada no Arquivos nem no Livros comprime um PDF; se o documento veio da sua câmera, escanear de novo (Notas > nova nota > ícone da câmera > Escanear Documentos) gera um arquivo bem mais leve que uma foto. No Android é a mesma história: o scanner do Google Drive escreve um PDF razoável, mas não reduz um que já existe.

Para automatizar, o Ghostscript é a referência: gs -sDEVICE=pdfwrite -dPDFSETTINGS=/ebook -o saida.pdf entrada.pdf reduz as imagens para perto de 150 DPI, e /screen mira em 72 DPI. O "PDF de Tamanho Reduzido" e o Otimizador de PDF do Acrobat Pro são uma janela na frente dos mesmos controles.

Onde o peso realmente está

Uma página de texto custa alguns kilobytes: as fontes são compartilhadas pelo documento todo, e as letras são só instruções para desenhar glifos. Imagens são outra ordem de grandeza: uma página A4 digitalizada em cores a 600 DPI tem 4961 × 7016 pixels, cerca de 100 MB de dados brutos antes de qualquer compressão. A mesma página em cinza a 200 DPI guarda 27 vezes menos dados antes de a compressão começar.

Então a primeira pergunta não é "qual nível?", e sim "este PDF é quase todo texto ou quase todo imagem?". Tente selecionar uma frase com o mouse: se as palavras se destacam uma a uma, há camada de texto, e o modo sem perdas é a opção honesta. Se você só consegue arrastar um retângulo, é uma digitalização — foi para isso que a compressão forte nasceu.

O que a compressão faz com o arquivo

• O modo forte transforma as páginas em imagens. O texto não pode mais ser selecionado, copiado nem pesquisado, e um leitor de tela não lê o documento. Isso pesa num contrato, num currículo que passa por triagem automática ou em qualquer coisa que alguém precise citar.
• O modo sem perdas não muda nada visível — mesmas páginas, mesmas fontes, mesmo texto selecionável —, e por isso o ganho é modesto: tipicamente 0 a 15%.
• A qualidade não volta. Recodificar é mão única: guarde o original.
• A letra miúda vai primeiro. Notas de rodapé, selos, assinaturas à mão e linhas finas de tabela são onde os 80 DPI aparecem.
• Os metadados dependem do modo. Sem perdas mantém o documento como estava, autor e datas incluídos; o forte monta um arquivo novo em volta das imagens, e esses campos não são levados. O Editar metadados do PDF mostra o que sobrou.

Na prática, quatro casos comuns: páginas digitalizadas e fotos de documentos, forte a 110 ou 150 DPI; uma apresentação exportada em PDF, forte a 150 DPI depois de conferir a letra miúda dos gráficos; um contrato digitado no computador, sem perdas; um relatório misto, sem perdas e depois arrume as fotos na origem.

Como chegar a um tamanho exato

Os formulários costumam dizer um teto — 2 MB, 5 MB, 10 MB — e provedores de e-mail geralmente recusam anexos acima de 20 a 25 MB. Trabalhe de cima para baixo, sem adivinhar:

1. Tente o nível recomendado (110 DPI) e veja o tamanho que sai.
2. Ainda grande? Desça um passo (150 → 110 → 80 DPI) e compare uma página de letra miúda com zoom de 100% antes de aceitar.
3. Se a digitalização está em cores mas o documento é texto preto no branco, escanear de novo em cinza a 200 DPI vence qualquer ajuste de compressão.
4. Se o PDF foi montado com fotos, comprima-as antes com o Comprimir imagem — 1600 a 2000 px de largura basta — e remonte com o JPG para PDF (imagens para PDF).
5. Se nada couber e o formulário aceitar vários arquivos, o Dividir PDF é a resposta honesta.

Quando comprimir não é a resposta

Alguns arquivos não têm mais nada para tirar: um relatório de texto de 300 KB já está no piso, e os dois modos dizem isso. Três casos pedem outro caminho:

• Arquivos criptografados. Um PDF protegido por senha não pode ser lido página por página antes de ser descriptografado. Remova a senha com o Desbloquear PDF (remover senha), comprima e proteja o resultado de novo.
• Documentos que precisam continuar pesquisáveis. Um contrato que alguém vai revisar não deveria virar imagens. Envie em partes.
• Uma única imagem gigante. Uma fotografia de página cheia num relatório leve se resolve na origem, não redesenhando quarenta páginas.

O guia Meu arquivo é grande demais para enviar percorre os limites prováveis.

Problemas comuns, e o que eles significam

"Este PDF já está bem otimizado." O modo sem perdas não achou nada que valesse reescrever. A mensagem é precisa, não uma falha — tente o forte se o arquivo for cheio de imagens, e guarde o original se não for.

O arquivo comprimido ficou maior que o original. Recodificar um JPEG já muito comprimido adiciona bytes em vez de tirar. Nesse caso a ferramenta para e mantém o original.

O texto ficou embaçado com zoom de 100%. Você passou um nível além. Refaça do original a 110 ou 150 DPI; nitidez não se recupera depois.

Não consigo mais pesquisar no documento. O modo forte transformou as páginas em imagens. Volte ao original e use o modo sem perdas, ou aceite a troca se ninguém precisa pesquisar o documento.

Uma digitalização de 200 páginas travou meu celular. Cada página é renderizada no seu aparelho. Divida antes com o Dividir PDF ou use um computador.

Perguntas frequentes

150 DPI basta para imprimir? Para texto no escritório, sim. Para fotografias ou qualquer coisa feita em gráfica, 300 DPI continua sendo o piso usual — o DPI explicado mostra a conta.

Meus documentos passam por um servidor? Com esta ferramenta, não: a compressão roda no navegador, no seu aparelho. Em serviços que fazem upload, confira onde os arquivos são processados e por quanto tempo ficam guardados antes de enviar algo sensível.

Comprimir muda a quantidade ou o tamanho das páginas? Não. As páginas mantêm as dimensões e a ordem; só o que está desenhado nelas é recodificado.

Dá para comprimir um PDF digitalizado e continuar pesquisando nele? Aqui não — esta ferramenta não faz OCR. Reconheça o texto com um programa de OCR e comprima no modo sem perdas.

Comprimo antes ou depois de juntar? Depois. Junte com o Juntar PDF e comprima uma vez só, para julgar o tamanho final de verdade.

Próximos passos

• Enviar o documento em partes: Dividir PDF e o guia Como dividir um PDF
• Reduzir as imagens antes de virarem PDF: Comprimir imagem
• Transformar páginas em imagens de propósito: PDF para JPG